Goed debiteurenbeheer van cruciaal belang

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het beheren van jouw debiteuren, een klant die nog moet betalen. Hieronder vallen activiteiten die jij uitvoert om er voor te zorgen dat jouw klanten op tijd betalen.

Niet betalende klanten komt veel vaker voor dan je denkt. Steeds vaker raken bedrijven in liquiditeitsproblemen doordat klanten niet tijdig betalen.Het uitblijven van betalingen heeft niet altijd te maken met geldproblemen, vaak is een slordige boekhouding hier de oorzaak van.

Debiteurenrisico verlagen

Het debiteurenrisico is een risico wat veel ondernemers lopen. Echter is het geen risico waar mening ondernemer aan denkt. Toch is dit een erg belangrijk stuk voor je debiteurenbeheer. Wanneer jij een factuur verstuurd en wacht op de betaaltermijn van de klant geef je hun als het ware een krediet. Je loopt hierdoor het risico dat de klant niet tijdig of helemaal niet betaald wat slechte gevolgen kan hebben voor jouw omzet.

Goed debiteurenbeheer

Je voert goed debiteurenbeheer als de debiteurensaldo op je balans zo laag mogelijk blijft, of te wel er voor zorgt dat klanten tijdig betalen.

Het voeren van een goed debiteurenbeheer zorgt niet alleen voor een betere cashflow en een lagere DSO, maar ook voor verbeterde klantrelatie.

Goed debiteurenbeheer begint al voor het versturen van een factuur. Maak afspraken over de betaaltermijn, vraag naar de desbetreffende persoon waar de factuur naartoe gestuurd moet worden. Deze kleine handelingen kunnen al een groot verschil maken in de snelheid waarmee een factuur betaald wordt.

Breng structuur aan

Structuur aanbrengen in je debiteurenbeheer begint bij het maken van je facturen. Zorg er voor dat de factuur duidelijk en overzichtelijk is ingericht, vergeet niet de betaaltermijn te vermelden.
Hieronder vind je 5 tips voor je debiteurenbeheer en om sneller betaald te krijgen.

Tip 1 : Voorkomen is beter dan genezen

Weet met wie je zaken doet en check je klanten na bij derden bijvoorbeeld, de Kamer van Koophandel. Zoekmachines bieden tegenwoordig ook een uitkomst.

Tip 2 : Factureer in delen

Heb je een nieuwe klant waarvoor je een grote opdracht verricht? Factureer alvast een deel voorruit of factureer in meerdere delen, hiermee verlaag je het risico op eventuele wanbetaling.

Tip 3 : Bellen bij forse bedragen

Bij forse bedragen is het verstandig om een aantal dagen voor vervaldatum te bellen met de debiteuren om te vragen of de factuur in goede orde ontvangen is. Mochten er nog vragen of problemen zijn kunnen deze gelijk behandelt worden.

Tip 4 : Neem gelijk actie

Is een factuur vervallen? Wacht niet te lang met actie ondernemen. Neem 2 dagen na vervaldatum contact op met je debiteur om te vragen na de status en een betaaltoezegging te krijgen. Bellen is effectiever en persoonlijker dan mailen.

Tip 5 : Waardering

Laat merken dat je het waardeert als de klant snel betaald, spreek dit uit tegen de klant of geef een korting op een vervolgopdracht vanwege de snelle betaling.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Hebben bovenstaande tips geen succes en verschuift het debiteurenbeheer nog steeds naar de vrijdagmiddag? Besteed je debiteurenbeheer uit. Klanten worden persoonlijk benaderd over de openstaande facturen met behoud van klantrelatie.

6 voordelen om je debiteurenbeheer uit te besteden

  • Klanten worden gebeld in eigen (streek) taal
  • Ook buiten kantooruren en in vakantieperiodes
  • Vaste beheerders, geen callcenter
  • Betaalgedrag van je klant verbeterd, facturen worden met 25% sneller betaald
  • Toegang tot een klantportaal, je kan het debiteurenbeheer volgen
  • Registratie van klachten en vragen over facturen in ons portaal. Hierdoor kan er snel actie worden ondernomen.

Wil jij je debiteurenbeheer uitbesteden maar toch de controle houden? Neem vrijblijvend gesprek op met Nathalie Van der Plaats op 038 477 58 20 of kijk op debiservice voor meer informatie.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *