Hoelang moet je administratie bewaren?

Veel ondernemers vragen zich af hoelang je administratie moet bewaren. De bewaarplicht houdt in dat elke ondernemer in Nederland verplicht is zijn administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Hierdoor heeft de belastingdienst de mogelijkheid om tot 7 jaar terug de administratie in te zien.

Fiscale bewaarplicht administratie

De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting om de belastingdienst de mogelijkheid te geven om tot 7 jaar terug te administratie te kunnen controleren.

De belastingdienst kan om verschillende redenen de administratie willen controleren. Bijvoorbeeld een ingediende aangifte die volgende de belastingdienst er verdacht uit ziet. Het kan ook voorkomen dat bij een belastingcontrole van je leveranciers of klanten naar jouw administratie wordt gevraagd om eventuele fouten te ontdekken.

Welke administratie moet je bewaren?

Je administratie is de basis voor je omzetbelasting en inkomstenbelastingaangifte. De belastingdienst eist daarom dat alle ingediende aangiftes overeenkomen met je administratie. Er wordt geëist dat je minimaal de basisgegevens van je administratie 7 jaar moet bewaren. Onder de basisgegevens vallen:

  • Het grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Voorraadadministratie
  • In- en verkoopadministratie
  • Loonadministratie

Binnen jouw bedrijf kunnen er nog meer basisgegevens zijn. Bij onder andere bouwbedrijven is de projectadministratie ook belangrijk om te bewaren voor, bijvoorbeeld de planning, uitvoering en vastlegging van de werkzaamheden die zijn verricht.

Overige gegevens

De basisgegevens zijn van groot belang bij de bewaarplicht van je administratie. De overige gegevens van je administratie worden niet gezien als basisgegevens. Je kunt met de belastingdienst afspraken maken over de vorm waarin je de overige administratie bewaard en hoelang je de administratie moet bewaren.

Afspraken over een kortere bewaarplicht gelden alleen voor de belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kan je dus alsnog te maken hebben met een bewaartermijn van 7 jaar.

Onroerende zaken

Voor onroerende zaken geldt een andere bewaarplicht. De administratie van onroerende zaken moet je langer bewaren als de basisgegevens, namelijk minimaal 10 jaar.

Dit heeft te maken met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken. Heb je bijvoorbeeld een bedrijfspand? Dan moet je alle belangrijke administratie daaromheen minimaal 10 jaar bewaren.

De administratie van elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatie diensten moet je ook minimaal 10 jaar bewaren.

Hoe met je de administratie bewaren?

Het is belangrijk om te weten hoe je de administratie moet bewaren.

Volgens de belastingdienst is het belangrijk dat de herkomst, de betrouwbaarheid en de leesbaarheid in takt blijven.

Dit betekent dat je alle gegevens moet bewaren in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Een factuur die je via de mail ontvangt bewaar je als PDF bestand en een factuur ontvangen per post bewaar je bijvoorbeeld in een ordner.

Alleen een ontvangen factuur via de mail als PDF bestand opslaan is niet genoeg, aldus de belastingdienst. Je moet kunnen aantonen dat de factuur na ontvangst niet is aangepast.

Bewaar daarom niet alleen de factuur, maar ook de mail waarin de factuur als bijlage zit. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur die als bijlage in de mail zat als de opgeslagen factuur in PDF formaat hetzelfde zijn. Dit is een belangrijke voorwaarde bij het bewaren van digitale gegevens die veel ondernemers vergeten.

Conversie

Een fysiek ontvangen factuur mag je wel digitaal bewaren van de belastingdienst. Je vervangt hiermee het bronbestand, ook wel conversie genoemd.

Aan het converteren van facturen zitten wel een aantal voorwaarden. Belangrijk is dat de echtheidskenmerken van het originele factuur niet verloren gaan. Denk hier bijvoorbeeld aan de kleur en logo van de factuur.

Scan je een factuur? Dan moet je alle informatie op de voor- en achterzijdes en bijlages scannen.

Een factuur die je via de mail hebt ontvangen mag je ook uitprinten en fysiek bewaren. Echter kan je hierdoor de herkomst en de betrouwbaarheid van de factuur niet meer aantonen.

Het is hierom belangrijk dat je gedurende de bewaarplicht de oorspronkelijke mail waarin de factuur als bijlage zat te bewaren, anders voldoe je niet meer aan de wettelijke bewaarplicht van je administratie.

Contant betaalde bonnetjes zijn voor de belastingdienst lastig te controleren op echtheid. Het is dus verstandig dit soort bonnetjes in originele staat te bewaren. Je kan hier met de belastingdienst afspraken over maken.

Niet voldoen bewaarplicht

Nu je weet hoelang je je administratie moet bewaren is het ook erg belangrijk dit strikt te doen. Voldoet jouw onderneming niet aan de bewaarplicht dan kan dit grote gevolgen hebben. De belastingdienst mag hiervoor een aantal straffen opleggen.

Missen er een aantal gegevens dan kan de belastingdienst een boete opleggen. Voldoe je helemaal niet aan de bewaarplicht? In dat geval kan er een naheffingsaanslag worden opgelegd.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *